LakoTermin za vlasnike: onlajn zakazivanje korak po korak

Dobrodošli u LakoTermin! Hvala vam što ste izabrali naš servis. Veoma cenimo vaše poverenje i želimo da početak rada bude jednostavan i jasan.

LakoTermin omogućava online zakazivanje bez suvišne prepiske: klijent sam vidi dostupne termine, bira vreme koje mu odgovara i zakazuje se preko vaše lične stranice za zakazivanje.

Servis je posebno pogodan za konsultante, trenere, privatne nastavnike, stručnjake iz oblasti zdravlja, beauty majstore, fotografe, manje studije, salone i druge biznise koji rade po zakazivanju.

Ukratko: šta je potrebno za početak onlajn zakazivanja

Potvrdite email adresu i prijavite se na nalog vlasnika.
Kreirajte kompaniju i unesite njeno radno vreme.
Dodajte najmanje jednu uslugu sa cenom i trajanjem.
Dodajte majstora, dodelite mu uslugu i podesite radne dane.
Otvorite javnu stranicu, proverite slobodne termine i podelite link.

Najvažnije pravilo: slobodni termini se pojavljuju samo kada je usluga dodeljena zaposlenom koji ima radno vreme. Njegov raspored mora biti unutar radnog vremena kompanije.

Korak 1. Registrujte se i potvrdite email

Na stranici za registraciju vlasnika unesite ime, prezime i email, a po želji i broj telefona. Lozinka mora imati najmanje osam znakova, uključujući bar jedno slovo, jednu cifru i jedan specijalni znak. Prihvatite uslove korišćenja, završite bezbednosnu proveru i pošaljite formu.

LakoTermin će vam poslati link za potvrdu email adrese. Otvorite ga, potvrdite adresu i zatim se prijavite. Ako poruka nije stigla, proverite Spam i Promotions ili zatražite novo slanje. Kasnije možete uključiti dvofaktorsku autentifikaciju, pa će za svaku prijavu biti potreban i jednokratni kod iz aplikacije za autentifikaciju.

Korak 2. Upoznajte kontrolnu tablu vlasnika

Na kontrolnoj tabli nalaze se svi alati za upravljanje onlajn rezervacijama:

Informacije o kompaniji — kontakti, opis, radno vreme, fotografije i javni link;
Usluge — nazivi, cene, trajanje i fotografije usluga;
Zaposleni — tim, specijalizacije, usluge i rasporedi;
Rezervacije — sve rezervacije, filteri, statusi i izmene;
Recenzije — ocene klijenata i odgovori kompanije;
Podešavanja profila — lični podaci, lozinka, 2FA i analitika;
Pretplata — plan, datum isteka i limiti;
Analitika — rezervacije, prihod, otkazivanja, recenzije i popunjenost;
Dodatno — šabloni za Instagram Stories i sinhronizacija kalendara;
Uputstvo — ugrađena pomoć za svaku važnu karticu.

Na računaru su odeljci prikazani kao kartice. Na telefonu ih otvorite kroz meni u zaglavlju. Brojači pored Rezervacija i Recenzija obaveštavaju vas o novim aktivnostima.

Korak 3. Kreirajte stranicu kompanije

Otvorite Informacije o kompaniji i dodajte kompaniju. Ovi podaci postaju osnova javne stranice za zakazivanje, zato ih popunite kao da se lično predstavljate novom klijentu.

Naziv i kontakt podaci

Naziv je obavezan i mora biti jedinstven. Prikazuje se u pretrazi i na javnoj stranici, a koristi se i u javnom URL-u. Dodajte aktuelni email, telefon i adresu kako bi klijenti mogli lako da vas kontaktiraju i pronađu. Ako radite na više lokacija, kreirajte posebnu kompaniju za svaku, ukoliko vaš plan to dozvoljava.

Društvene mreže i sajt

Možete dodati Telegram, Instagram, Viber i veb-sajt. Za Telegram i Instagram unesite samo korisničko ime, bez znaka @. Za Viber unesite broj telefona, a za sajt punu adresu, na primer https://example.com.

Opis, valuta i ocene

Napišite koje usluge nudite, kome su namenjene, po čemu se izdvajate i gde se nalazite. Pišite prirodno; LakoTermin će tekst unet na jednom jeziku automatski prevesti na druga dva. Podrazumevana valuta je RSD i važi za sve usluge kompanije. Ako je kasnije promenite, postojeće cene se preračunavaju po aktuelnom kursu, pa proverite iznose pre čuvanja. Možete uključiti i javni prikaz prosečne ocene i broja recenzija.

Radno vreme kompanije

Za svaki dan unesite vreme otvaranja i zatvaranja. To su spoljne granice svih rezervacija: zaposleni ne može da počne ranije niti da završi kasnije. Neradne dane označite kao Zatvoreno. Oni će automatski postati neradni i zaposlenima; kada dan ponovo otvorite, prethodni sati se vraćaju zaposlenima kojima je sistem automatski zatvorio taj dan.

Fotografije

Dodajte naslovnu fotografiju i slike prostora, radova ili tima. Naslovna fotografija otvara galeriju, a oblast kadriranja možete prilagoditi. Slike možete izabrati i pre prvog čuvanja — biće automatski otpremljene čim kompanija bude kreirana.

Email obaveštenja za vlasnika

Email o novoj rezervaciji stiže kada klijent zakaže onlajn. Ne šalje se za rezervacije koje ručno dodate u nalogu.
Dnevni raspored stiže u 18:00 po beogradskom vremenu kada postoje rezervacije za sutra. Sadrži vreme, klijenta i uslugu, grupisano po majstorima. Ako imate više kompanija, sve se šalje u jednoj poruci.

Korak 4. Dodajte usluge

Otvorite karticu Usluge i kreirajte prvu uslugu. Svaka usluga pripada određenoj kompaniji, zato kompanija mora već da postoji.

Naziv — jasan naziv koji klijent odmah razume;
Cena — iznos u valuti kompanije; 0 označava besplatnu uslugu;
Trajanje — stvarno vreme tretmana u minutima;
Opis — šta usluga obuhvata, kome odgovara i važni uslovi;
Fotografije — naslovna slika i primeri vašeg rada.

Trajanje je posebno važno jer na osnovu njega LakoTermin računa slobodne termine. Ako tretman traje 90 minuta, unesite 90, a ne 60, kako se susedne rezervacije ne bi preklopile. Naziv i opis se automatski prevode. Ako imate više kompanija, usluge su grupisane po lokaciji.

Korak 5. Dodajte majstora i dodelite mu usluge

Pređite na Zaposleni. Unesite ime, prezime, poziciju, fotografiju, kratku biografiju i jezike koje zaposleni govori. Njegov broj telefona vidi samo vlasnik. Kvadratna portretna fotografija obično najbolje izgleda na kartici za izbor majstora.

Dodelite najmanje jednu uslugu. Jedan majstor može pružati više usluga, a ista usluga može pripadati više majstora. Zaposlenog možete sačuvati bez usluge, ali klijenti tada ne mogu da ga rezervišu. Jezici takođe utiču na prikaz: kada klijent filtrira po jeziku, zaposleni bez izabranog jezika se ne prikazuje.

Nedeljni ili smenski raspored

Izaberite Nedeljni raspored po danima u sedmici ili Smenski raspored, na primer dva dana rada pa dva odmora. Radno vreme novog zaposlenog kopira se iz kompanije, a zatim se može skratiti. Ne može biti van radnog vremena kompanije.

Za smenski rad unesite broj uzastopnih radnih i slobodnih dana, zajedničko vreme početka i završetka i datum početka ciklusa. Dani kada je kompanija zatvorena preskaču se, a ostatak ciklusa pomera se na sledeći otvoreni dan. Možete uneti i redovnu pauzu, na primer 13:00–14:00; u tom periodu nema slobodnih termina.

Korak 6. Proverite da li se vide slobodni termini

Pre objavljivanja pogledajte podešavanje očima klijenta. Ako nema termina, proverite:

da li kompanija radi izabranog dana;
da li usluga postoji i ima ispravno trajanje;
da li je usluga dodeljena izabranom majstoru;
da li majstor ima uključen radni dan i ispravne sate;
da li vreme blokira pauza, odsustvo ili događaj iz povezanog kalendara;
da li je termin već zauzet drugom rezervacijom.

Kliknite Raspored pored zaposlenog. Kalendar prikazuje broj i prve slobodne termine za svaki dan, dok „+N” otvara ceo spisak.

Korak 7. Upravljajte rasporedom i ručno dodajte rezervacije

Jednokratna rezervacija

Kliknite slobodan termin da otvorite formu sa već unetim datumom i vremenom. Možete i da izaberete dan pa kliknete Nova rezervacija. Izaberite uslugu i zaposlenog, unesite podatke klijenta i napomenu po potrebi, pa sačuvajte.

Redovne rezervacije

Za stalne klijente izaberite Redovna rezervacija, označite dane i slobodna vremena, datum početka i period od jednog do dvanaest meseci. Sistem proverava svaki datum zbog zauzetih termina, odsustava i radnog vremena. Ako pronađe konflikt, vratite se na formu ili potvrdite kreiranje. Serija se može produžiti; otkazivanje uklanja trenutnu i buduće rezervacije, ali čuva prošle. Klijent dobija jedan pregledni email sa svim datumima.

Slobodan dan, odmor ili bolovanje

Opcijom Dodaj odsustvo blokirajte jedan ili više dana i označite slobodan dan, odmor ili bolovanje. Za jedan datum koristite brzu opciju Dodaj slobodan dan. Blokirani dani nemaju dostupne termine, a odsustvo možete ukloniti u panelu izabranog dana.

Kliknite bilo koji dan u kalendaru da u bočnom panelu vidite njegove rezervacije, izmenite ih ili otkažete.

Kopirajte javni link kompanije i postavite ga u Instagram bio, na sajt, Google Business Profile, u mesindžere i poruke klijentima. Možete kopirati i poseban link za određenog majstora.

Klijent bira uslugu, majstora, datum i slobodno vreme, prijavljuje se ili registruje, unosi kontakt podatke i potvrđuje. Rezervacija se pojavljuje u vašem nalogu i, ako ste uključili opciju, stiže vam email.

Pre objave: otvorite link kao gost i napravite probnu rezervaciju. Tako proveravate fotografije, tekst, cenu, trajanje, raspored i obaveštenja iz ugla klijenta.

Korak 9. Radite sa rezervacijama

Kartica Rezervacije sadrži sva zakazivanja za vaše kompanije. Nove onlajn rezervacije prikazuju se u posebnom bloku i brojaču; otvaranjem odeljka označavaju se kao pregledane.

Filtrirajte po kompaniji, zaposlenom i periodu ili promenite sortiranje. Opcija Za sve vreme podrazumevano je uključena; isključite je da biste zadali datume. Tabela prikazuje datum i vreme, kompaniju, uslugu, majstora, kontakt klijenta, iznos i status:

Aktivna — kreirana i dodeljena;
Završena — usluga je pružena;
Otkazana — termin je otkazan.

Kliknite datum aktivne rezervacije da promenite vreme, majstora, uslugu, podatke klijenta, napomenu ili status. Tačni statusi daju pouzdaniju analitiku prihoda i otkazivanja.

Korak 10. Odgovarajte na recenzije

Nove recenzije dodaju brojač pored kartice Recenzije. Filtrirajte ih po kompaniji, oceni, zaposlenom i statusu odgovora. Svaka prikazuje ocenu, datum, tekst i povezanog majstora, ako postoji.

Kliknite Odgovori da objavite odgovor kompanije. Klijenti će ga videti. Odgovor kasnije možete izmeniti, ali ne i obrisati. Zahvalite se na lepom komentaru, a na kritiku odgovorite mirno i ponudite nastavak razgovora privatno.

Korak 11. Podesite profil i zaštitu naloga

U Podešavanjima profila menjate ime, prezime i email. Nova email adresa odmah postaje adresa za prijavu i obaveštenja. PIB i Matični broj nisu obavezni i koriste se samo na računu za pretplatu.

Ovde možete promeniti lozinku i uključiti 2FA pomoću Google Authenticatora ili slične aplikacije. Ako ste se registrovali preko Google-a i niste pravili lozinku, nastavite da koristite Google prijavu. Ako imate više kompanija, analitiku možete uključiti ili isključiti zasebno za svaku.

Korak 12. Proverite pretplatu i limite plana

Pretplata prikazuje plan, status, period naplate, cenu, datum isteka i limite. Broj kompanija i zaposlenih zavisi od plana; kada dostignete limit, novi entiteti ne mogu da se dodaju.

Ako nemate aktivnu pretplatu i probni period je dostupan, izaberite plan i pokrenite 14 besplatnih dana ili pređite na plaćanje. Aktuelne cene su uvek prikazane u nalogu. Automatsko obnavljanje mesečnog plana možete isključiti, a pristup traje do već plaćenog datuma. Godišnji plan se plaća ručno i ne obnavlja automatski.

Prelazak na skuplji plan važi odmah uz srazmernu naplatu, dok jeftiniji plan počinje od sledećeg datuma naplate. Podaci se čuvaju i nakon isteka, a nalog prikazuje kraj dodatnog perioda rada. Obnovite pretplatu pre tog datuma da onlajn zakazivanje ne bi stalo.

Korak 13. Koristite analitiku za rast

Kada se skupe rezervacije, kartica Analitika pretvara aktivnosti u korisne poslovne uvide. Izaberite kompaniju ili sve kompanije, period i valutu prikaza. Dostupne su i brze opcije Samo danas i Za sve vreme.

Pregled sadrži broj rezervacija, prihod od završenih termina, završene i otkazane posete, izgubljeni prihod, broj recenzija, prosečnu ocenu i pozitivne recenzije. Basic i Professional uključuju i popularne usluge, česta otkazivanja i konverziju rezervacija. Za konverziju izaberite jednu kompaniju kako biste uporedili posete stranici i uspešna zakazivanja.

Professional dodaje učinak po zaposlenom i popunjenost rasporeda: rezervacije, zaradu, prosečan račun, ocene, izgubljeni prihod, popunjenost po danima i najtraženije sate. Koristite podatke da promovišete uspešne usluge, razumete otkazivanja, popunite mirne termine i ravnomerno rasporedite posao.

Korak 14. Povežite dodatne alate

Šabloni za Instagram Stories

U odeljku Dodatno napravite vertikalni 9×16 vizual sa slobodnim terminima. Izaberite pozadinu, naslov, font, boje i raspored, zatim kompaniju, majstora, datum i termine. Preuzmite sliku ili sačuvajte dizajn kao šablon.

Apple i Google Calendar

Sinhronizacija sprečava duple rezervacije: lični događaji zaposlenog blokiraju odgovarajuće termine, dok se rezervacije klijenata upisuju u njegov kalendar. Za Apple Calendar potreban je Apple ID zaposlenog i posebna lozinka za aplikaciju, a ne glavna lozinka. Google Calendar otvara Google prijavu na kojoj zaposleni odobrava pristup.

Obe integracije se sinhronizuju približno na svakih 15 minuta i imaju ručno osvežavanje. Podrazumevano se koriste svi iCloud kalendari ili primarni Google kalendar, ali možete izabrati koji kalendari blokiraju termine. Nakon prekida veze lični događaji više ne blokiraju vreme. Svakog zaposlenog povezujete zasebno.

Jednostavna dnevna rutina za vlasnika

Otvorite Rezervacije i pregledajte nova zakazivanja.
Proverite rasporede zaposlenih za danas i sutra.
Ručno dodajte klijente koji su zakazali telefonom ili porukom.
Pružene usluge označite kao završene, a otkazane kao otkazane.
Odgovorite na nove recenzije.
Čim se plan promeni, dodajte odsustvo ili izmenite radno vreme.

Jednom sedmično proverite analitiku, tražnju, otkazivanja i popunjenost. Pre praznika i odmora ažurirajte raspored unapred kako bi klijenti uvek videli stvarno slobodno vreme.

Česta pitanja

Zašto klijent ne vidi slobodne termine?

Najčešće usluga nije dodeljena majstoru, zaposleni nema uključen radni dan ili je njegov raspored van radnog vremena kompanije. Proverite i pauze, odsustva, postojeće rezervacije i događaje iz kalendara.

Da li samostalni majstor može da koristi LakoTermin?

Da. Kreirajte kompaniju kao stranicu svoje prakse, dodajte sebe kao majstora, podesite usluge i radno vreme, pa podelite link na društvenim mrežama.

Mogu li da vodim više salona ili lokacija?

Da, ako limit vašeg plana to dozvoljava. Svaka kompanija može imati posebnu adresu, kontakte, radno vreme, usluge, zaposlene i analitiku.

Kako da zakažem klijenta koji me je pozvao?

Otvorite raspored odgovarajućeg majstora i kliknite slobodan termin ili izaberite dan i opciju Nova rezervacija. Unesite uslugu i podatke klijenta, pa sačuvajte.

Mogu li da blokiram više dana odmora?

Da. U rasporedu zaposlenog izaberite Dodaj odsustvo, unesite period i vrstu odsustva. Svi termini u tom periodu biće blokirani.

Gde se nalazi pomoć za određeni odeljak?

Svaka glavna kartica sadrži link Uputstvo za ovu karticu. Kompletan sadržaj se nalazi u kartici Uputstvo.

Sve je spremno — možete pozvati klijente

Nakon probne rezervacije vaša javna stranica je spremna. Podelite link tamo gde već razgovarate sa klijentima i omogućite im da izaberu odgovarajuće vreme bez dopisivanja i telefonskih poziva.

Hvala vam što ste uz LakoTermin. Za nas ovo nije samo podešavanje još jednog naloga, već početak saradnje sa novim klijentom kojem iskreno želimo da pomognemo. Istražujte svojim tempom, vratite se ovom vodiču kada vam zatreba i koristite ugrađene savete. LakoTermin smo napravili da bude pouzdan deo vašeg svakodnevnog rada.